Terug

Rampenopvangplan

Het Calamiteitenhospitaal is een unieke voorziening, gericht op het opvangen van groepen slachtoffers. Een dergelijke opvang brengt specifieke organisatorische problemen met zich mee, vooral als de reactietijd kort is. Om deze reden wordt er gewerkt volgens het Rampenopvangplan van UMC en CMH. Dit plan zal hier aan de hand van de volgende onderwerpen worden toegelicht:

Besluitvorming

Na verificatie van de melding en het verkrijgen van meer informatie neemt het coördinatieteam contact op met de dienstdoende traumatoloog. Deze traumatoloog beslist of het Rampenopvangplan in werking moet treden. 

Waarschuwingsfase

Bij in werking stelling van het Rampenopvangplan activeert de zorgcoördinator SEH een belboom van het geautomatiseerde personeelswaarschuwingssysteem. Bij het in werking stellen van het Rampenopvangplan activeert de zorgcoördinator van de Spoedeisende Hulp een belboom. In deze belboom bevinden zich alle kernfunctionarissen die binnen 30 – 60 minuten beschikbaar moeten zijn. Leden van het commandoteam activeren zonodig meerdere belbomen. Via de meldkamer roept de beveiligingsdienst UMC binnen het ziekenhuis verpleegkundig personeel op. 

Voorbereiding

Bij het openstellen van het Calamiteitenhospitaal wordt gebruik gemaakt van checklisten. Per discipline is een checklist met taken en verantwoordelijkheden beschikbaar. Een voorbeeld is dat de bedrijfsbrandweer UMC buiten kantooruren het Calamiteitenhospitaal opent en onder andere de luchtbehandeling activeert. 

Melding

De melding van een calamiteit kan op verschillende manieren het Calamiteitenhospitaal bereiken, namelijk via:

  • Calamiteitenhospitaal
  • Afdeling Spoedeisende hulp (SEH)
  • Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum (NVIC)
  • Meldkamer UMC Utrecht

De ontvanger van de boodschap noteert minimaal:

  • Naam en telefoonnummer van de melder
  • Plaats of instantie waar de melder zich bevindt
  • Aard van de calamiteit
  • Plaats van de calamiteit. 

Indien de melding buiten kantooruren binnenkomt, waarschuwt de centralist van de meldkamer UMC:

  • Zorgcoördinator SEH
  • Eerst verantwoordelijke verpleegkundige IC-Centrum
  • Dienstdoende bevelvoerder bedrijfsbrandweer UMC

Bovenstaande personen vormen het coördinatieteam en komen zo snel mogelijk bijeen op de SEH. Vervolgens doorlopen zij de checklist “Coördinatietaken”. Binnen kantooruren wordt het commandoteam gewaarschuwd. 

Vorming van de teams

Commandoteam

Het commandoteam bestaat uit:

  • Medisch manager Calamiteitenhospitaal
  • Manager zorg Calamiteitenhospitaal
  • Locatie manager SEH UMC
  • Teamleider ICU Klinische Toxicologie (IC-Centrum) UMC
  • Officier van Dienst bedrijfsbrandweer UMC
  • Hoofd psychiatrisch consultatieve dienst

Het commandoteam is verantwoordelijk voor de organisatie van de opvang en behandeling van de slachtoffers in het Calamiteitenhospitaal. Het zorgt bijvoorbeeld voor extra personeel, medische hulpmiddelen, bepaalt of er OK-capaciteit nodig is en houdt het beleidsteam op de hoogte over het aantal slachtoffers, de aard en ernst van de aandoeningen. 

Coördinatieteam

Het coördinatieteam bestaat uit:

  • Zorgcoördinator SEH
  • Eerst verantwoordelijke verpleegkundige IC-Centrum
  • Dienstdoende bevelvoerder bedrijfsbrandweer UMC

Het coördinatieteam overbrugt de tijd tussen het moment dat de melding binnenkomt en het moment dat het commandoteam aanwezig is. Het coördinatieteam zorgt ervoor dat in die tussentijd de handelingen verricht worden die nodig zijn voor de opvang van slachtoffers, zoals het openstellen van het Calamiteitenhospitaal en het coördineren van de eerste opvang van patiënten.

Zodra het eerste medisch of verpleegkundig lid van het commandoteam op locatie aanwezig is, neemt deze de taken van het coördinatieteam over. Het coördinatieteam wordt op dat moment opgeheven. 

Beleidsteam

Het beleidsteam bestaat uit:

  • Dienstdoend lid van de Raad van Bestuur UMC Utrecht
  • Commandant CMH
  • Hoofd afdeling marketing & communicatie UMC
  • Hoofd facilitair bedrijf UMC
  • Directeur Personeel en Organisatie UMC

Het beleidsteam is verantwoordelijk voor de organisatie rond de eerste opvang van familie/verwanten en de media en voor de continuïteit van de reguliere zorg in CMH en UMC. De leden van het beleidsteam ontmoeten elkaar in de kamer van de voorzitter van de Raad van Bestuur.

Registratie

De registratie van de patiënten in het Calamiteitenhospitaal verloopt via het patiënten barcode registratiesysteem (PBRS). Door een netwerk van computers is de organisatie continu op de hoogte van het aantal patiënten, de locatie en zorgzwaarte.

Het UMC Utrecht heeft voor het Calamiteitenhospitaal meer dan 1000 patiëntennummers gereserveerd in het HiX (Ziekenhuisinformatiesysteem). Deze nummers zijn vertaald in een barcode. Zodra de patiënt wordt opgenomen krijgt deze een polsband om met zo’n nummer. Eveneens ontvangt de patiënt een medisch dossier, een zogenoemd Clipboard met een gereserveerd patiëntnummer, ZIBO-nummer genoemd (Ziekenhuis in Bijzondere Omstandigheden). Op elke locatie waar de patiënt komt wordt dit nummer, vertaald in een barcode, gescand. Tevens is het mogelijk om hier verschillende gegevens aan te koppelen als de aard van de verwonding, verricht radiologisch onderzoek ed. In de familieopvangruimte wordt ook de familie in dit systeem geregistreerd en later als contactpersoon aan de desbetreffende patiënt gekoppeld.

Bij ontslag maakt men gebruik van het geautomatiseerd ontslagbrievensysteem. De arts kan met de computer snel ontslagbrieven genereren. De arts heeft de beschikking over gegevens uit het HiX, bijvoorbeeld laboratoriumgegevens en gegevens van het PBRS, zoals naam, adres, woonplaats, aard van de calamiteit, diagnose enzovoort.

Communicatie

Goede communicatie is een essentiële voorwaarde voor een succesvolle opvang van slachtoffers. Dit betreft zowel de communicatie- en informatietechnologie (ICT) als communicatie als managementinstrument. Voor de ICT-ondersteuning wordt gebruik gemaakt van telefoon, fax, nationaal noodnet, portofoon, radio en TV (Teletekst). Bij een calamiteit is het telefoonnet snel overbelast, het is daarom van belang om bekend te zijn met de voorziening Nationaal Noodnet.

Ten tijde van een calamiteit nooit onnodig bellen.

Voor de communicatie als beleidsinstrument zijn de volgende afspraken gemaakt. Het beleidsteam is eindverantwoordelijk voor de de communicatie zowel interne als extern. Hierover vindt afstemming plaats binnen het beleidsteam. Communicatiemiddelen die worden ingezet, zijn: een mail aan de managementteams in het UMC Utrecht en CMH, een nieuwsbericht op Connect van het UMC Utrecht en het intranet van het CMH, berichtgeving in de Nieuwsbrief van het UMC Utrecht en de Nieuwsbrief van het CMH. Bij externe communicatie gaat het vooral om communicatie met de media. Dat gebeurt onder meer door middel van persberichten en een persconferentie. Het beleidsteam en marketing & communicatie bepalen wie de woordvoering doet tijdens de persconferentie. Niemand anders dan de aangewezen woordvoerder mag informatie aan externe partijen geven. De woordvoerder geeft uitsluitend algemene informatie aan externen, dus géén specifieke informatie over individuele slachtoffers. Namen van slachtoffers kunnen pas dán worden vrijgegeven als de familieleden zijn geïnformeerd. 

Opvang verwanten

De familie van de slachtoffers wordt opgevangen in het Conferentiecentrum van het UMC (Stiltecentrum). Maatschappelijk werk coördineert de opvang van de familieleden in samenwerking met het hoofd marketing & communicatie (M&C).

M&C-medewerkers voorzien de aanwezige familie regelmatig van (algemene) informatie. Zodra de specifieke informatie beschikbaar is van het commandoteam, zullen betrokken familieleden individueel geïnformeerd worden. Medische informatie wordt individueel verstrekt en is taak van de arts. Algemene voorlichting, over bijvoorbeeld procedure, MRSA-test enzovoort wordt aan de groep familieleden gegeven door M&C. Een medewerker van de Geestelijke verzorging en een maatschappelijk werker zullen in het Conferentiecentrum aanwezig zijn. M&C beantwoord telefonische vragen van familie van (potentiële) slachtoffers. M&C zorgt ervoor dat de familieleden als eersten persoonlijk op de hoogte worden gesteld en pas daarna de pers. Het is altijd verboden gegevens over de toestand van individuele slachtoffers aan de pers te geven.

In de familieopvangruimte wordt de familie geregistreerd en later als contactpersoon aan de desbetreffende patiënt gekoppeld. Familieleden ontvangen een folder, waarin onder meer de bezoekregeling is vermeld. Bij patiënten met bepaalde infectieziekten is vanwege het besmettingsrisico geen bezoek toegestaan. 

Communicatie met de media

Het beleidsteam heeft de eindverantwoordelijkheid voor alle communicatie met de media. In operationele zin lopen alle contacten met de media via de afdeling marketing & communicatie.

Journalisten mogen absoluut niet in het opvanggebied of elders in het UMC/CMH komen zonder dat daarbij een medewerker van de afdeling marketing & communicatie aanwezig is. Alle journalisten moeten naar het perscentrum worden verwezen. In het UMC/CMH mogen, zonder toestemming van de afdeling marketing & communicatie, nooit foto's en/of films gemaakt worden. De telefonische opvang van vertegenwoordigers van de pers loopt via toestel 088-75 550 00.

Evaluatie

Evaluatie is minstens zo belangrijk als opleiding en training. Door de conclusies van de evaluaties systematisch in het Rampenopvangplan te verwerken, blijft het plan actueel. Het managementteam van het Calamiteitenhospitaal organiseert de evaluatiebijeenkomsten. Voor de evaluatie worden vertegenwoordigers van alle bij de opvang betrokken disciplines uitgenodigd.

Uiterlijk 64 uur na de opvang van slachtoffers wordt een evaluatiebijeenkomst gehouden. De voorzitter van het commandoteam geeft leiding aan de bijeenkomst. Binnen twee weken na deze bijeenkomst zal vanuit het Calamiteitenhospitaal de evaluatie worden afgerond. Het managementteam van het Calamiteitenhospitaal is verantwoordelijk voor de inventarisatie van resultaten, ervaringen en problemen naar aanleiding van een oefening of daadwerkelijke opvang van slachtoffers.

Deze inventarisatie wordt verwerkt in een rapport ten behoeve van de Raad van Bestuur Calamiteitenhospitaal.

Dit rapport doet verslag van de volgende zaken:

  • De aard en omvang van de (fictieve of echte) calamiteit.
  • Een chronologisch overzicht van de opvang en de kwaliteit van de opvang.
  • Problemen die tijdens de uitvoering van het Rampenopvangplan zijn gerezen.
  • Aanbevelingen om deze problemen de volgende keer te voorkomen.

De Raad van Bestuur voert zonodig beleidsmatige of structurele aanpassingen in het Rampenopvangplan door. Het managementteam van het calamiteitenhospitaal zorgt voor aanpassing van delen van het Rampenopvangplan en stelt de managementteams daarvan op de hoogte. De afdeling marketing & communicatie zorgt voor bekendmaking via de centrale Nieuwsbrief van UMC Utrecht en CMH en Scoop, respectievelijk het intranet van beide organisaties.

Nazorg

Ervaringen uit het verleden hebben uitgewezen dat bij de opvang van groepen slachtoffers, door een calamiteit, er een grote kans bestaat dat dit gepaard gaat met een meer dan normale emotionele belasting van het personeel. Uitgaande van dit gegeven is voor de nazorg van het personeel de volgende procedure opgesteld.

  1. Tijdens de opvang van de slachtoffers en bij de overdracht van de dienst is een consultatief psychiatrisch verpleegkundige aanwezig.
  2. Opgestart wordt het nazorgteam dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de procedure nazorg personeel. Het Bedrijfsopvangteam is bezig met de uitwerking van de taken van dit team. Het team bestaat uit
    •  Coördinator bedrijfsopvangteam UMC Utrecht
    •  Coördinator bedrijfsopvangteam CMH
    •  Geestelijke verzorging
    •  Afdeling marketing & communicatie
    •  Stafmedewerker Raad van Bestuur
  3. Binnen enkele dagen na de opvang van de slachtoffers wordt het personeelslid (telefonisch) benaderd door een lid van het bedrijfsopvangteam.
  4. Zonodig wordt er een meldpunt nazorg personeel ingesteld. Dit meldpunt kan 24 uur per dag gebeld worden.
  5. Via de Nieuwsbrief en Scoop wordt het personeel geïnformeerd over dit meldpunt en eventueel te organiseren bijeenkomsten. 

Opleiding

Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. Door opleiding en training kunnen alle mensen die betrokken zijn bij de opvang van slachtoffers kennis maken met de praktische kant ervan. Bovendien kan op deze manier het Rampenopvangplan aan de praktijk getoetst en zonodig aangepast worden.

Het Calamiteitenhospitaal verzorgt deze opleidingen en trainingen. Personeel dat bij de uitvoering van het Rampenopvangplan een centrale rol vervult, ‘de kerngroep’, wordt vaker getraind dan het overige personeel. Deze kerngroep bestaat uit:

  • Bedrijfsbrandweer/BHV UMC
  • Beveiligingsdienst UMC
  • Verpleegkundigen en medisch staf SEH en IC-Centrum
  • Eerstverantwoordelijke verpleegkundigen (EVV)
  • Administratief personeel
  • Vrijwilligers van het Nederlandse Rode Kruis

Voor de kerngroep is herhaling van de opleiding, die regelmatig bijgesteld wordt, van wezenlijk belang. Deze herhalingsopleiding zal jaarlijks plaatsvinden. Tijdens deze bijeenkomst zal de aandacht ook uitgaan naar specifieke problemen, zoals besmetting, ontsmetting, communicatie en registratie, bespreking van trainingen, het oplossen van casus en discussie over alles wat de calamiteitenopvang betreft.

Een bijkomend voordeel van deze bijeenkomsten is dat men elkaar ziet en spreekt. Dat werkt bij de volgende training of echte calamiteit een betere samenwerking in de hand. Vanuit het UMC en CMH zullen jaarlijks verpleegkundigen gedurende een dag worden opgeleid/bijgeschoold voor de functie van EVV´er (Eerstverantwoordelijke Verpleegkundige) op de verpleegafdelingen van het Calamiteitenhospitaal. Deze EVV´ers zijn ervaren verpleegkundigen die een leidinggevende rol krijgen bij de opvang van slachtoffers in het Calamiteitenhospitaal. Daarnaast zullen zij als eerste verpleegkundige via het geautomatiseerde personeelswaarschuwingssysteem worden opgeroepen.

Training

Jaarlijks zal er een oefening georganiseerd worden waarbij, naar aanleiding van een externe calamiteit, slachtoffers in het Calamiteitenhospitaal zullen worden opgenomen. Deze oefeningen hebben een multidisciplinair karakter waardoor de gehele keten en administratieve procedures beoefend worden.

Deze trainingen worden ook gebruikt om de functie van het Calamiteitenhospitaal te profileren. Vertegenwoordigers van de media en organisaties die zich bezighouden met calamiteiten worden als gast/observant uitgenodigd.